Plus vous consacrez du temps à la planification initiale et meilleures seront vos chances de mettre en place une solution BI à l’intérieur de votre enveloppe budgétaire. Comment y arriver? Commencez par vous poser des questions très précises sur l’utilisation que vous souhaitez faire avec votre solution au quotidien comme : combien de temps avez-vous besoin du projet achevé? Voulez-vous que chaque département ait accès au BI et aux tableaux de bord? Les clients devraient-ils également avoir accès aux rapports générés?
Voici une manière de commencer votre réflexion à partir de 4 étapes simples.
Décider du déploiement du projet
Il y a plus d’une façon d’aborder le déploiement de l'intelligence d'affaires et la participation des employés et de l’entreprise; chacune des différentes alternatives entraînera des coûts distincts et nécessitera des services différents. Assurez-vous d’identifier quelle approche votre entreprise prendra pour bien fixer vos objectifs. Voici quelques-unes des façons les plus courantes en entreprise.
- Le premier déploiement (Jour 1)
Qui au sein de votre entreprise utilisera la solution d'intelligence d'affaires au jour 1, au jour 30, et dans 6 mois?
Est-ce que la solution sera utilisée au départ par seulement quelques employés, ou un département en entier?
- Le déploiement dans l'ensemble de l'entreprise
Lorsque les premiers tests seront concluants et la phase 1 complétée. Comment la solution sera déployée dans l'ensemble de l'entreprise?
Il est impératif de tenir compte des impacts sur un changement d'habitude au sein d'un département ou d'une entreprise en entier. Cela à un impact direct sur le succès ou l'échec de votre implantation
- Tableau de bord pour les « C-Level»
Est-ce que les décideurs (exécutif) de votre entreprise auront accès dès le départ au tableau de bord? Si oui, assurez-vous de créer des vues qui leur parlent vraiment.
Tenir compte des besoins actuels et futurs
Il est essentiel que la portée de votre projet de BI soit assez large pour vous aider à atteindre pleinement tous vos objectifs. La portée devrait offrir des solutions réelles qui peuvent « s’adapter » à vos besoins d’affaires actuels et qui comprennent des considérations telles que :
- La taille des données, la complexité (structurée ou non structurée) et l'emplacement (plusieurs sources).
- Le nombre de personnes exécutant des requêtes en même temps.
- Le nombre de licences.
- La facilité d'utilisation du logiciel (pour les utilisateurs professionnels ou informatiques).
L’évolutivité et la flexibilité du logiciel déterminent la longévité de ce dernier. Si vous optez pour une portée trop étroite, vous pourriez voir votre stratégie de BI frapper un mur après quelques années (voire quelques mois) à mesure que les sources de données augmentent et que les besoins de votre entreprise changent. Commencez par considérer la quantité de données que vous aurez dans les 3 prochaines années. Rappelez-vous, il est toujours mieux d’évoluer.
Facteurs de coûts et budgétisation
Les 4 coûts directs de BI
Bien qu’il soit tentant de choisir l’option la moins chère disponible, de nombreuses entreprises font l’erreur d’essayer d’estimer les coûts d’un projet d’intelligence d’affaires en se concentrant uniquement sur le coût des licences de logiciels.
Cette approche peut conduire à des dépenses invisibles, surtout si vous ne vérifiez pas s’il y a des frais cachés dans d’autres services, tels que des frais reliés pour la personnalisation du logiciel ou des coûts supplémentaires pour un soutien technique continu, etc.
Voici les quatre services requis et les considérations que vous devez prendre en compte avant d’obtenir un montant exact.
- Coût de licence du logiciel
- Coût de l'expertise pour créer vos métriques et KPI
- Coût de l'expertise pour collecter les bonnes données afin de créer vos métriques et KPI
- Coût du matériel pour héberger votre solution BI
Les 4 coûts cachés de BI
En plus des coûts directs d’une solution de BI, il existe plusieurs coûts indirects ou cachés que vous devrez également prendre en considération. Ne pas le faire — en particulier avant le lancement d’un nouveau logiciel, peut avoir un impact négatif sur votre résultat net. Les coûts cachés pourraient inclure :
- Temps pour apprendre suffisamment le logiciel
- Réduction des performances (tout en apprenant le logiciel)
- Surmonter la résistance des employés
- Opportunités perdues (coût pour ne pas utiliser vos données pour découvrir des idées)
Le numéro magique pour le coût BI
Beaucoup de gens veulent un nombre magique pour déterminer quelle fourchette de prix est rentable et ce qui est juste trop beau pour être vrai. Bien qu’il n’y ait jamais un nombre qui indique quand le « pas cher » devient cher à long terme, voici un indice sûr :
Si une solution de BI est gratuite ou coûte moins de 15 000 $ par année, il y a habituellement une perte en temps dans le développement ou dans les droits de propriété attachés au code. Méfiez-vous de cela. Si vous allez dépenser de l’argent en BI, vous voulez vous assurer que vous le faites bien.
À quoi pouvez-vous vous attendre pour un service complet pour l’ensemble de l’intelligence d’affaires? Une solution de BI de qualité peut commencer à 15 000 $ par année et aller dans les centaines de milliers.
Une bonne règle empirique à retenir est que le démarrage d’un projet de BI devrait :
- Au début, coûter environ 1 % de votre budget de fonctionnement annuel
- Environ un quart de celui dans les années suivantes.
Avec ces chiffres à l’esprit, vous pouvez construire un budget autour du coût de l’évaluation, de la gestion du projet à l’implantation. Basez le budget initial sur ce que cela vous coûterait d’employer un seul développeur interne et vous obtiendrez une bonne idée pour commencer.
Détermination de la valeur avant achat avec une preuve de concept (POC)
Visualisez vos données en minutes — pas en mois
Votre projet d’implantation d’une solution BI doit être le reflet de votre réflexion. Faire appel à un partenaire qui connait bien les réalités du marché et des solutions existantes peut aussi être un excellent moyen de bien évaluer l’ampleur de l’implantation d’un projet BI.
Il est également important de se rappeler que vos exigences peuvent évoluer et changer, en raison du changement des besoins de votre entreprise. Il est important de déterminer la valeur de votre BI, avant l’achat. Un POC s’assure que votre BI peut se payer par lui-même et justifier la dépense. L’exécution d'un POC sur vos données réelles de l’entreprise vous permet de vous assurer que vous achetez la bonne solution, de réduire vos risques et vous permettent de connaître les capacités du produit complet sans dépenser un sou.
