Réunions virtuelles, astuces pour les optimiser

C’est un début d’année en confinement qui commence pour plusieurs et les applications de réunions virtuelle comme Zoom, Meet, Skype ou encore Microsoft Teams, qui sont devenues nos nouveaux outils chouchous, ou une source de maux de têtes pour d’autres, ne sont pas prêtes de disparaître. 

Puisque le retour au travail à temps plein n’est pas envisageable prochainement, autant apprivoiser et tirer le maximum des rencontres virtuelles! Outre une excellente connexion internet, des outils de capture d’image et de son dernier cri, voici quelques astuces pour vous aider à les rendre plus agréables et efficaces!

Bien planifier la rencontre

Personne n’aime arriver dans une rencontre sans savoir à quoi s’attendre, surtout dans une réunion virtuelle. Pour pallier cela et être plus efficace, pensez à préparer la rencontre en ajoutant à l’invitation une petite description ou un ordre du jour. 

Si vous le jugez adéquat, vous pouvez aussi en profiter pour envoyer des lectures à faire avant la rencontre. De cette manière, les participants se présenteront mieux préparés et sauront à quoi s’attendre. Ils seront aussi plus aptes à discuter d’un sujet et trouver de nouvelles idées ou solutions ayant déjà amorcé le processus de réflexion.

Vous pouvez aussi partager vos documents à l’avance pour vous assurer que tous les participants aient accès au matériel au moment opportun et ne retardent pas la rencontre en ayant à télécharger des fichiers volumineux. 

Choisir un animateur expérimenté

Comme dans une réunion en présentiel, choisissez un animateur. Cette personne sera chargée de présenter le sujet, de donner la parole aux participants et d’animer les discussions.

L’animateur sera chargé de la réunion, mais il sera aussi la personne-ressource à qui s’adresseront les participants une fois la réunion terminée.

Trucs pour vous aider à garder l’attention des participants :

• Poser des questions en nommant des personnes de façon aléatoire. Cela a pour effet de stimuler la concentration des participants en plus de s’assurer que chacun contribue à la rencontre.
• Regarder la caméra lorsque vous parlez. Regarder l’objectif créera l’illusion que vous regardez les participants dans les yeux et permettra d’établir une connexion visuelle avec ces derniers.
• Ne pas parler trop vite. Avec les retards de connexion et les problèmes de son liés aux conférences virtuelles, il est important de parler plus lentement qu’à l’habitude et de bien articuler.

Prendre le temps de se présenter ou de saluer

Avant de vous lancer dans le vif du sujet lors d’une réunion virtuelle entre collègues, prévoyez quelques minutes pour échanger, comme vous le feriez à la machine à café ou en arrivant le matin. Ces petits moments qui peuvent sembler anodins sont pourtant précieux et permettent de renforcer la chimie d’équipe. D’ailleurs, cela vous occupera en attendant l’arrivée de tous les participants!

Et si vous organisez une conférence ou une formation virtuelle, c’est encore plus important de vous présenter et d’inviter les participants à le faire. Cela permettra à tous d’en connaître un peu plus sur les uns les autres en plus de vous aider à faire du réseautage!

Prévoir des moments de pause

En rencontre, parfois la concentration fait défaut et en réunion virtuelle c’est encore pire! Rappelez-vous à quel point les pauses étaient agréables au Cégep et à l’université pour se changer les idées, refaire le plein de café simplement faire un petit tour aux toilettes. Alors, pour vous aider à être plus concentrés, pensez à prévoir des petites pauses pendant vos conférences, webinaires ou réunions les plus longues. 

Pensez à n’aborder qu’un ou deux sujets entre les pauses pour faire en sorte que le contenu soit plus facile à digérer.

Pas besoin de planifier de longues pauses, un petit 5 ou 10 minutes toutes les heures suffira! De cette manière, les participants reviendront énergisés, plus concentrés et prêts pour la suite!

Le meilleur truc pour ne pas oublier la pause c’est d’élire un maître du temps! Cette personne sera chargée de surveiller l’heure et de signaler le moment de la pause.

Faire en sorte que la réunion soit propice aux échanges

Dans une réunion virtuelle, avec les micros fermés, les délais de réponse et les problèmes de connexion, il est parfois difficile de se faire entendre. Surtout pour les plus timides! 

Voici quelques idées pour vous aider à faire en sorte que tout le monde participe et soit entendu :

• Inviter les participants à poser des questions dans le chat. Inscrire des questions dans le chat les rend visibles à tous et permet de ne pas interrompre la personne qui parle s’il s’agit d’une formation ou d’une conférence. De cette manière, les autres participants peuvent aussi intervenir.
• Offrir la possibilité de lever la main. Et oui, comme à l’école c’est un bon moyen de signaler le désir de parler sans avoir à s’engager dans une lutte vocale de celui qui parle le plus fort et le plus longtemps! 
• Prévoir des périodes de questions. Lorsque vous avez fini de couvrir un sujet, vous pouvez prévoir une période de questions. De cette manière, les participants sauront quand intervenir.

Prévoir un support visuel

Les réunions visuelles sont parfois plus difficiles à suivre et il est facile de se perdre dans l’information partagée. Pour remédier à la situation, pensez à préparer un appui visuel dynamique, synthétisant l'information que vous présentez. Assurez-vous de capter le regard des participants en incluant des images accrocheuses. 

Optez aussi pour des fiches qui ne présentent pas trop de texte, car vous ne voulez pas avoir l’air de lire un discours. Pensez aussi à mettre en évidence certaines parties du texte, comme les titres ou certains mots en gras ou en italique, par exemple. 

Vous pouvez aussi inclure des périodes de questions ou encore de pauses dans votre présentation, pour vous assurer de ne pas les oublier. 

Assurez-vous aussi de ne conserver dans la présentation que le contenu pertinent. Pas besoin d’avoir des centaines de pages. 

N’oubliez pas d’envoyer la présentation à la fin de la réunion ou de la formation pour que les participants puissent la relire au besoin.

Enregistrer vos conférences et réunions virtuelles

Parce que malheureusement personne n’est à l’abri d’un petit ralentissement de connexion, pourquoi ne pas enregistrer vos réunions et conférences virtuelles? De cette manière, vous vous assurez de pouvoir transmettre toute l’information aux participants qui pourraient avoir éprouvé des problèmes de connexion ou encore à ceux qui n’ont pas pu se présenter pour la rencontre.

Enregistrez ces événements virtuels vous permettra aussi de les réécouter et de voir ce que vous pourriez améliorer.

Prévoir des activités pratiques

Afin de sortir du monologue et stimuler la créativité et la concentration des participants, essayez d’inclure des activités pratiques à réaliser en groupe ou en sous-groupe. Pour ce faire, vous pouvez utiliser d’autres salles de réunion.

Ce genre d’activité vous permettra de générer des idées, de créer des liens entre les participants et de changer le rythme de la réunion. 

Voici quelques exemples : 

• Activités de brainstorm à faire seul ou en groupe. Exemple : dessiner un nuage d’idées pour ensuite revenir en groupe.
• Exercice pratique. Exemple : faites rédiger en sous-groupe différentes parties d’un texte pour voir leur approche et comparer ensuite en groupe.
• Préparer un quiz. Exemple : posez des questions de connaissances générales pour que les participants s’amusent et interagissent.
• Groupe de discussion. Exemple : inviter les participants à vous parler d’un problème que vous pouvez régler en groupe.

Demander de la rétroaction

Après une conférence ou une simple réunion d’équipe virtuelle, n’hésitez pas à demander de la rétroaction. Il est toujours possible de s’améliorer et de rendre vos réunions virtuelles et présentielles plus agréables!

En espérant que ces conseils vous aident à rendre vos conférences et vos réunions plus agréables et efficaces. Pour toute autre question ou commentaire concernant les réunions virtuelles ou nos produits et services, n’hésitez pas à nous contacter!