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Favoriser une saine productivité des équipes avec le télétravail

Comment favoriser une saine productivité des équipes en télétravail

D’après Statistique Canada, 1 personne sur 3 affirme travailler un plus grand nombre d’heures par jour en télétravail. C’est un enjeu important me direz-vous sur la productivité globale, sur l’équilibre entre le travail et la vie personnelle et sur la santé mentale de vos équipes. Il va sans dire! Malgré les inconvénients, 80 % des télétravailleurs ont indiqué vouloir poursuivre au moins la moitié de leurs heures à la maison. Il faut avouer qu’il y a certains avantages à travailler du confort de son foyer! Ne serait-ce que d’économiser quelques heures de trafic.

Ceci dit, j'essaierai de vous donner quelques idées pour répondre à cette nouvelle réalité et aux questions qui vous brûlent les lèvres :

  • Comment créer un écosystème productif et sain pour vos équipes?
  • Comment assurer un équilibre entre la vie professionnelle et la famille?

Pour reprendre les mots de Nelson Mandela :

« It is better to lead from behind and to put others in front, especially when you celebrate victory when nice things occur. You take the front line when there is danger. Then people will appreciate your leadership. »

Il est grand temps d’agir et de prendre action envers le télétravail qui, d’après moi, représente le plus grand enjeu auquel les gestionnaires devront faire face au courant des prochaines années. Quand on pense « télétravail », on pense aux risques physiques liés à une mauvaise ergonomie, mais ce sont principalement les risques psychosociaux qui devraient inquiéter : stress, isolement, burnout, etc. J’aimerais vous dire que la solution miracle est d’engager un(e) responsable de la planification, mais ce n’est qu’une partie de l’équation! Voyons ensemble quelques éléments de la formule.

Écosystème productif

Voici les points clés pour favoriser un environnement sain et efficace :

Les lieux

Il va de soi! Inviter votre équipe à se fixer un espace de travail ergonomique et duquel il est possible de se distancer de temps à autre. Autrement dit, favoriser un bureau fermé, ou une pièce éloignée dans la maison pour faciliter la coupure une fois votre journée de travail terminée.

De plus, encourager vos collègues à entrecouper leurs journées avec des petites pauses pour revenir motiver et énergiser à leur poste de travail.

Voici un guide proposé par la CNESST facile à partager qui comprend quelques bonnes pratiques ergonomiques.

La fréquence

La fréquence de par sa définition est la dimension la plus critique de la déspatialisation du travail puisqu’elle impacte notre relation d’emploi (comme l’implication, la loyauté, la satisfaction, etc.).

D’après Hubspot, le télétravail a un effet positif sur la rétention des employés : 74% d’entre eux se disent moins susceptibles de quitter une société qui propose le télétravail. Dans cette optique, préconiser une approche hybride lorsque possible.

Ceci dit, assurez-vous de mettre en place une politique claire quant à vos attentes. Plusieurs de vos collègues ont probablement profité de la pandémie pour s’éloigner des grands centres urbains et se relocaliser dans les banlieues où les espaces verts sont nombreux. D’après le programme des estimations démographiques de Statistique Canada, pendant la période de 2020 à 2021, de nombreuses divisions rurales près de grands centres urbains ont connu une croissance démographique supérieure à la moyenne quinquennale précédente. Ces nouveaux banlieusards peuvent être stressés par votre programme de « retour au bureau ». Assurez-vous de prendre le pouls de votre équipe et d’établir les règles d’un commun accord.

Soyez créatif! Plutôt que d’imposer une fréquence de visite au bureau, créer des moments que ce soit par le biais d’événements sociaux, ou en créant des événements récurrents.

Assurez-vous d’avoir un calendrier partagé qui présente clairement la fréquentation des espaces. Cette pratique incite la visite et elle permet de mieux gérer le matériel et les bureaux.

Un calendrier partagé est un must pour favoriser une saine productivité des équipes malgré le télétravail

La formation

Profiter de l’occasion pour offrir des formations qui répondent aux enjeux actuels du télétravail : une formation sur l'ergonomie, une formation avec un(e) professionnel(elle) sur les impacts du travail à la maison, etc. De la sorte, vous ferez d’une pierre deux coups!

Équilibre entre la vie professionnelle et la famille en télétravail

Autonomie et confiance

La flexibilité! La capacité de fixer son horaire de travail est une des caractéristiques les plus appréciées des télétravailleurs. D’après une étude, plus la maîtrise de son horaire sera élevée par le travailleur, plus il éprouvera de contrôle sur son travail et plus il sera capable d’équilibrer les demandes professionnelles et privées.
Donc, il est essentiel d’adapter votre contrôle managérial et de fixer des objectifs SMART pour éviter que votre flexibilité soit prise pour un « laisser-aller ».

Responsable de la planification

C’est ici que mon rôle de responsable de la planification chez Globalia prend tout son sens! D’une part, pour alléger la charge mentale de notre équipe d’experts stratégiques, je m’occupe de veiller quotidiennement à leur charge de travail. Comment?

  • Pour commencer, je m’assure, en collaboration avec le directeur du département, d’allouer les nouveaux mandats selon leurs intérêts et leurs objectifs de croissance personnelle.
  • Ensuite, lors de la passation d’informations entre le département des ventes et l’équipe de production, je m’assure de créer un brief et un plan de projet cohérent qui assureront aux responsables des projets d’être confiants lors de leurs premières rencontres avec les clients.
  • Puis, je valide les prévisions afin de m’assurer que la charge de travail est bien répartie entre les membres de l’équipe de production.

D’autre part, je m’assure hebdomadairement de fixer des rencontres individuelles avec chaque membre de l’équipe. Ces rencontres me permettent de prendre le pouls, d’assurer un suivi sur l’avancement des projets (respect des échéanciers, respect des budgets) et de consulter la progression de leurs objectifs personnels. Ce type d’encadrement permet aux experts d’être épanouis et autonomes dans leur gestion. Il est aussi rassurant considérant qu’il permet d’encadrer la charge de travail globale et le respect des objectifs.

Tout bien considéré, assurez-vous de mettre en place une politique de télétravail claire qui favorise un écosystème productif et d’adapter votre style managérial pour octroyer à vos équipes une « autonomie supportée ». Autrement dit, une grande flexibilité encadrée par des objectifs SMART le tout étant monitorer sur une base régulière. C’est à l’avantage de vos employés actuels, mais aussi des nouvelles recrues qui seront accueillies à distance.

À la lecture de cet article, avez-vous des questions? Vous avez envie de brainstormer des idées? N’hésitez pas à m’écrire sur LinkedIn pour en discuter davantage!

Au plaisir!

 

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